多くのマンションでは管理費等の出納を管理会社に委託しているが、この場合、管理会社は自社の財産と管理組合の財産（管理費等）を、はっきり分けることが義務づけられている。業務の実施方式には『原則方式』と『収納代行方式』、それに『支払一任代行方式』の3つがあり、預金口座の名義や印鑑の保管方法などが異なっている。

まずはマンション管理適正化法※3での基準になっている『原則方式』。これは、区分所有者口座から毎月支払われる管理費等が、管理組合の口座に振り替えられ、印鑑・通帳を管理組合と管理会社で保管するもの。口座が全て組合名義で、印鑑と通帳を分離して所有するため、資金の支出入管理を理事会で細かく把握しやすい。しかし、支払のたびに理事長の印鑑が必要になり、理事長の業務負担が大きくなる。

2つ目、マンション管理適正化法の考え方では例外扱いになっている『収納代行方式』は、区分所有者の口座から引き落とされた管理費等が、管理会社の「収納口座」に入金される。修繕積立金はそのまま管理組合の「保管口座」に移し替えられ、管理費は諸費用支払い後の残金を1カ月以内に管理組合の「保管口座」に移し替えられるという方式。

3つ目の『支払一任代行方式』も例外規定の一つで、区分所有者の口座から管理組合名義の「収納口座」に振り替えられる。管理会社は管理組合から「収納口座」の通帳と銀行印鑑を預かり諸費用の支払いを行い、1カ月以内に修繕積立金と管理費の残金を管理組合の「保管口座」に移し替える。

2つの「代行方式」では、収納口座の印鑑と通帳を管理会社が保管する。いずれも管理組合と管理会社がお金の出し入れを円滑に行うための出納システムだが、管理会社の倒産や不正流用などの問題が起こる可能性があるのも事実。そこで、管理組合財産保全の措置として、適正化法施行規則により、（社）高層住宅管理業協会による保障契約を締結することが前提とされている。

実際には決定事項が多く、煩雑な支払いが日常的に起こるため、『原則方式』よりも例外規定の『収納代行方式』、あるいは『支払一任代行方式』を採用しているマンションが多数を占めているのが現状だ。

昨今話題になっている管理費の削減、リストラの実施を考えているなら、まずは自分達のマンションがどの方式で管理会社に委託しているのかを知ることが大切。それから管理にかかわる費用の種類と金額を把握すること。そして、資産価値を落とさない管理にはどのようなことが重要になるのか、管理組合として何ができるのかを探ることが必要になる。